Informacje ogólne
Szanując prawo do prywatności osób, które przekazały Fundacji ORLEN dla Pomorza swoje dane osobowe, w tym dane naszych kontrahentów i ich pracowników, informujemy, że pozyskane dane osobowe przetwarzane są zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach gwarantujących ich bezpieczeństwo.
W celu zapewnienia transparentności realizowanych procesów w ramach których dochodzi do operacji na danych osobowych, poniżej prezentujemy obowiązujące w Fundacji ORLEN dla Pomorza zasady przetwarzania danych osobowych, które ustanowione zostały zgodnie z RODO.
Czym jest RODO
RODO to inaczej Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej „RODO”).
Co daje RODO
RODO, osobie której dane dotyczą, zapewnia większą kontrolę nad jej danymi osobowymi oraz daje jej wiedzę o tym, co się z tymi danymi dzieje.
Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, przekazanych Fundacji ORLEN dla Pomorza jest Fundacja ORLEN dla Pomorza z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk. Z administratorem danych osobowych można skontaktować się w następujący sposób:
- poprzez adres e-mail: fundacjadlapomorza@orlen.pl,
- telefonicznie: 58 308 76 95 lub 58 308 70 84,
- listownie na adres: Fundacja ORLEN dla Pomorza, ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
Inspektor Ochrony Danych
Na podstawie art. 37 ust. 1 RODO, Fundacja ORLEN dla Pomorza (jako administrator danych osobowych) wyznaczyła Panią Barbarę Płatek-Hrynkiewicz do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych.
Osoby, których dane dotyczą mogą kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania ich danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, przysługujących im na mocy Rozporządzenia, poprzez adres e-mail: iodfundacjadlapomorza@orlen.pl lub pisemnie na adres: Fundacja ORLEN dla Pomorza, ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
Inspektor Ochrony Danych zapewnia pełną poufność komunikacji z osobami, których dane dotyczą.
Procesy pozyskiwania danych, cele ich przetwarzania oraz okres ich przechowywania
Fundacja ORLEN dla Pomorza w ramach swojej aktywności biznesowej przetwarza dane osobowe w następujących celach:
Cel przetwarzania danych |
Podstawa prawna przetwarzania | Okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy |
Współadministratorzy danych |
Treść obowiązku
|
Działania związane z rozpatrzeniem Wniosku o udzielnie darowizny, a w przypadku jego pozytywnego rozpatrzenia, podjęcie działań związanych z zawarciem i realizacją umowy darowizny. | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na przetwarzanie danych osobowych, wyrażona przez osobę, której dane dotyczą) art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 4 pkt 15 RODO, stanowiących szczególną kategorię danych osobowych) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji) |
Dane osobowe przetwarzane będą w przypadku: 1) pozytywnego rozpatrzenia Wniosku, a w konsekwencji zawarcia umowy o darowiznę, przez okres realizacji umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową 2) odmowy darowizny, usuwane będą niezwłocznie po zakończeniu prac związanych z rozpatrzeniem Wniosku 3) pozyskania danych dotyczących stanu zdrowia, jedynie na potrzeby rozpatrzenia Wniosku, a następnie zwrócone zostaną Wnioskodawcy lub zniszczone. |
Podjęcie działań związanych z rozpatrzeniem Wniosku, a także w celu obsługi dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszeń. | Nie dotyczy | Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla podmiotu prawnego wnioskującego o udzielenie darowizny. |
Cel przetwarzania danych |
Podstawa prawna przetwarzania | Okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy |
Współadministratorzy danych |
Treść obowiązku informacyjnego |
Działania związane z rozpatrzeniem Wniosku o udzielnie darowizny, a w przypadku jego pozytywnego rozpatrzenia, podjęcie działań związanych z zawarciem i realizacją umowy darowizny. | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na przetwarzanie danych osobowych, wyrażona przez osobę, której dane dotyczą) art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 4 pkt 15 RODO, stanowiących szczególną kategorię danych osobowych) z art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy darowizny) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji) |
Dane osobowe przetwarzane będą w przypadku: 1) pozytywnego rozpatrzenia Wniosku, a w konsekwencji zawarcia umowy o darowiznę, przez okres realizacji umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową 2) odmowy darowizny, usuwane będą niezwłocznie po zakończeniu prac związanych z rozpatrzeniem Wniosku 3) pozyskania danych dotyczących stanu zdrowia, jedynie na potrzeby rozpatrzenia Wniosku, a następnie zwrócone zostaną Wnioskodawcy lub zniszczone. |
Podjęcie działań związanych z rozpatrzeniem Wniosku, a także w celu obsługi dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszeń. | Nie dotyczy | Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osoby fizycznej wnioskującej o udzielenie darowizny. |
Cel przetwarzania danych |
Podstawa prawna przetwarzania | Okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy |
Współadministratorzy danych |
Treść obowiązku informacyjnego |
Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy o udzielenie darowizny. | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy) art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Fundacji związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji) |
Dane przetwarzane są przez czas realizacji umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową | Potrzeba kontaktu z osobami wyznaczonymi z ramienia Wnioskującego, w związku z działaniami podejmowanymi w celu zmierzającym do zawarcia umowy lub jej realizacji. | Nie dotyczy |
Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla podmiotów prawnych / osób zawierających umowę o udzielenie darowizny. |
Rozpatrywanie skarg, wniosków, reklamacji oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji) |
Dane przetwarzane są przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z reklamacją/skargą. | Przetwarzanie danych osobowych w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń wynikających z umowy o udzielenie darowizny. | Nie dotyczy | |
Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej. | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Fundacji związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości) |
Dane przetwarzane są przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej. | Nie dotyczy | Nie dotyczy |
Cel przetwarzania danych |
Podstawa prawna przetwarzania | Okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy |
Współadministratorzy danych |
Treść obowiązku informacyjnego |
Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy/zamówienia z kontrahentem. | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy/zamówienia) art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Fundacji związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji) |
Dane przetwarzane są przez czas realizacji umowy/zamówienia, a po jej/jego zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową/zamówieniem oraz przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej. | Potrzeba kontaktu z pracownikami /współpracownikami kontrahentów w związku z działaniami podejmowanymi w celu zmierzającym do zawarcia umowy/zamówienia lub jej/jego realizacji. | Nie dotyczy | Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla kontrahenta oraz osób reprezentujących kontrahenta. |
Rozpatrywanie skarg, wniosków, reklamacji oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji) |
Dane przetwarzane są przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z reklamacją/skargą. | Przetwarzanie danych osobowych w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń wynikających z umowy/zamówienia. | Nie dotyczy | |
Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej. | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Fundacji związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości) |
Dane przetwarzane są przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej. | Nie dotyczy | Nie dotyczy |
Cel przetwarzania danych |
Podstawa prawna przetwarzania | Okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy |
Współadministratorzy danych |
Treść obowiązku informacyjnego |
Prowadzenie procesów rekrutacyjnych w Fundacji oraz ocena kwalifikacji zawodowych kandydatów. | art. 6 ust.1 lit a RODO (zgoda pracownika pozyskiwana w przypadku przekazywania danych innych niż wymagane art. 221 Kodeksu pracy oraz w przypadku przetwarzania danych w procesach rekrutacyjnych prowadzonych w przyszłości) art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na administratorze, wymaganych art. 221 Kodeksu pracy, w zakresie – imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia) |
Oferty kandydatów biorących udział w danej rekrutacji, w tym dane osobowe tych kandydatów, którzy: a) wyrazili zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane przez okres 12 miesięcy od momentu ich pozyskania lub do momentu wycofania zgody, b) nie wyrazili zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane nie dłużej niż do czasu zawarcia umowy o pracę z wybranym kandydatem, a po tym czasie niezwłocznie usuwane. |
Nie dotyczy | Nie dotyczy | Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób biorących udział w procesie rekrutacyjnym organizowanym przez Fundację. |
Cel przetwarzania danych |
Podstawa prawna przetwarzania | Okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy |
Współadministratorzy danych |
Treść obowiązku informacyjnego |
Udzielenie pełnomocnictwa oraz jego obsługa. | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Fundacji) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji) |
Dane przetwarzane będą przez czas obowiązywania pełnomocnictwa, a po jego odwołaniu/wygaśnięciu przez okres wymagany przepisami obowiązującego prawa, m.in. do czasu wygaśnięcia roszczeń z tym związanych, nie dłużej jednak niż przez okres 10 lat liczonych od odwołania/wygaśnięcia pełnomocnictwa. | Archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. | Nie dotyczy | Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla pełnomocników Fundacji ORLEN dla Pomorza. |
Cel przetwarzania danych |
Podstawa prawna przetwarzania | Okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy |
Współadministratorzy danych |
Treść obowiązku informacyjnego |
Prowadzenie postępowania wyboru kontrahenta i ewentualnych dalszych działań zmierzających do zawarcia umowy. | art. 6 ust. 1 lit b RODO (podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy w przypadku wyboru oferty) art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Fundacji związanych z m.in. z przepisami kodeksu cywilnego) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji) |
Dane przetwarzane będą przez czas trwania postępowania związanego z wyborem kontrahenta, a po jego zakończeniu przez czas obowiązywania umowy (w przypadku jej zawarcia) oraz prawnej możliwości dochodzenia roszczeń z tytułu jej realizacji, roszczeń z tytułu uczestnictwa w postępowaniu zakupowym oraz przez okres umożliwiający zapobieganie oszustwom i nadużyciom, ale nie dłużej niż przez 10 lat od zakończenia obowiązywania umowy lub od zakończenia postępowania zakupowego bez zawarcia umowy. | Transparentność działań i przekazywanie informacji o zwycięzcy procesu zakupowego do pozostałych uczestników biorących udział w danym postępowaniu oraz archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z postępowania zakupowego. | Nie dotyczy | Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób biorących udział w procesach zakupowych organizowanych przez Fundację ORLEN dla Pomorza. |
Cel przetwarzania danych |
Podstawa prawna przetwarzania | Okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy |
Współadministratorzy danych |
Treść obowiązku informacyjnego |
Rozpatrywanie zgłoszeń osób, których dane dotyczą w zakresie realizacji przysługujących im praw wynikających z art. 15-22 RODO | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Fundacji związanych m.in. z realizacją wymagań wynikających z art. 15-22 RODO), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Fundacji) |
Dane przetwarzane będą przez okres 3 lat liczonych od dnia przekazania przez Fundację odpowiedzi na otrzymane zgłoszenie. W przypadku kiedy Fundacja otrzymała od jednej osoby więcej wniosków dotyczących różnych przypadków, każde ze zgłoszeń traktowane jest indywidualnie, w związku z tym okres przetwarzania danych osobowych liczony jest dla każdego z otrzymanych zgłoszeń oddzielnie. |
Rozpatrywanie zgłoszeń osób, których dane dotyczą w zakresie realizacji przysługujących im praw wynikających z art. 15-22 RODO. | Nie dotyczy | Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób, których dane dotyczą, realizujących prawa z art. 15-22 RODO. |
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w zakresie prowadzenia działalności społecznej i dobroczynnej w GK ORLEN
I. Administratorzy danych osobowych
Administratorami Pani/Pana danych osobowych są:
- Fundacja ORLEN z siedzibą w Płocku (09-411), przy ul. Chemików 7 oraz
- ORLEN S.A. z siedzibą w Płocku (09-411), przy ul. Chemików 7,
- Fundacja ORLEN dla Pomorza z siedzibą w Gdańsku (80-718), przy ul. Elbląskiej 135, a także
- Spółka Grupy ORLEN / inna Fundacja korporacyjna, które przystąpiły do niniejszego Porozumienia (lista podmiotów, które przystąpiły do Porozumienia udostępniona jest na stronie: www.fundacja.orlen.pl w zakładce Dane Osobowe).
Przedmiotem Wspólnych Czynności Przetwarzania są czynności związane
z prowadzeniem działalności społecznej i dobroczynnej w GK ORLEN, zgodnie
z polityką dobroczynności ORLEN S.A., określane przez Administratorów jako procesy związane z:
a) inicjowaniem i prowadzeniem przedsięwzięć, akcji oraz działań społecznych
i dobroczynnych, w ramach których dochodzi do przetwarzania danych osobowych Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów i Wolontariuszy;
b) obsługą oraz uzyskiwaniem zgód od osób fizycznych, których dane dotyczą,
na przetwarzanie danych osobowych, w związku z udziałem w przedsięwzięciach, akcjach oraz działaniach społecznych i dobroczynnych;
c) rozpatrywaniem wniosków oraz przyznawaniem, udzielaniem i rozliczaniem darowizn na rzecz Wnioskodawców zgłaszających się do Administratorów w ramach prowadzonych działań społecznych i dobroczynnych;
d) prowadzeniem baz danych Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów
i Wolontariuszy;
e) prowadzeniem scentralizowanych aktywności w zakresie społecznej odpowiedzialności w ramach Fundacji korporacyjnych i GK ORLEN, do której należą Administratorzy, w szczególności przy organizacji gal, debat, spotkań podsumowujących lub promujących działania związane z działalnością społeczną i dobroczynną Administratorów.
Razem dokonujemy współadministrowania Pani/Pana danymi osobowymi
na podstawie Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi, którego wyciąg zgodnie z dyspozycją art. 26 ust. 2 RODO udostępniony jest na stronie: www.fundacja.orlen.pl
II. Wspólne uzgodnienia między Administratorami.
W ramach Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi uzgodniliśmy zakresy odpowiedzialności dotyczące wypełniania obowiązków wynikających z RODO, w szczególności uzgodniliśmy, że:
a) Każdy Administrator, w momencie zbierania Pani/Pana danych osobowych jest odpowiedzialny za wykonanie wobec Pani/Pana obowiązku informacyjnego
o przetwarzaniu Pani/Pana danych osobowych;
b) Każdy Administrator, w zakresie zbieranych u siebie danych osobowych, jest odpowiedzialny za umożliwienie Pani/Panu wykonywania praw związanych
z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych;
c) Niezależnie od tego ustalenia, swoje prawa do żądania dostępu do Pani/Pana danych osobowych może Pani/Pan zgłosić do Fundacji ORLEN. W takim przypadku Fundacja ORLEN przekaże Pani/Pana żądanie właściwemu Administratorowi, który je zrealizuje.
III. Punkt kontaktowy
Ustanowiliśmy wspólny punkt kontaktowy, poprzez który może Pani/Pan skontaktować się w sprawach ochrony swoich danych osobowych:
a) adres e-mail: iodods@orlen.pl
b) adres pocztowy: Fundacja ORLEN., Inspektor Ochrony Danych, ul. Bielańska 12,
00-085 Warszawa
c) numer telefonu: +48 22 778 08 53
IV. Cele przetwarzania
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
a) przyjmowania wniosków, rejestracji i obsługi aktualnych, byłych lub potencjalnych Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów i Wolontariuszy przez właściwego Administratora w ramach prowadzonej działalności społecznej i dobroczynnej;
b) wysyłania zaproszeń do udziału w przedsięwzięciach, akcjach i działaniach społecznych i dobroczynnych do aktualnych, byłych lub potencjalnych Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów i Wolontariuszy;
c) weryfikacji poprawności złożonych wniosków i aktualności danych Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów i Wolontariuszy zarejestrowanych w systemach;
d) podjęcia działań niezbędnych do zawarcia, realizacji i rozliczenia umów na podstawie złożonych wniosków;
e) weryfikacji wiarygodności Wnioskodawców, Interesariuszy i Beneficjentów oraz osób powiązanych, w tym badania historii składanych wniosków w celu ochrony interesów ekonomicznych i prawnych Administratorów;
f) zapewnienia bezpieczeństwa gospodarczego w ramach GK ORLEN i Fundacji korporacyjnych, poprzez przeciwdziałanie i wykrywanie nieprawidłowości i nadużyć na szkodę Administratorów;
g) rozpatrywania skarg i odwołań, kontaktu w związku ze świadczoną usługą, darowizną i ewaluacją współpracy;
h) promocji i komunikacji przedsięwzięć i działań związanych ze społeczną odpowiedzialnością w ramach GK ORLEN i Fundacji korporacyjnych;
i) organizacji przedsięwzięć i działań z zakresu odpowiedzialności społecznej;
j) podnoszenia jakości świadczonych usług i procesu obsługi Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów i Wolontariuszy;
k) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorach, w tym w szczególności obowiązków instytucji obowiązanej, wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu („ustawa AML”);
l) zapobiegania konfliktom interesów w procesach związanych ze społeczną odpowiedzialnością w ramach GK ORLEN i Fundacji korporacyjnych;
m) prowadzenia wysokich standardów etycznych;
n) kontroli oraz audytów wewnętrznych i zewnętrznych;
o) kontaktu, ustalania, dochodzenia i obrony przed roszczeniami związanymi ze wspólnymi operacjami przetwarzania danych osobowych.
V. Podstawa prawna przetwarzania
Podstawą prawną przetwarzania przez Współadministratorów Pani/Pana danych osobowych w celach wskazanym w ust. IV powyżej jest:
a) zgoda na przetwarzanie danych osobowych (zgodnie z art. 6 ust. 1. lit. a RODO), w przypadkach wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa ochrony danych osobowych lub uzasadnionych względami biznesowymi Administratorów, w ramach Wspólnych Czynności Przetwarzania, m.in. zgoda na przetwarzanie danych, w związku z udziałem w przedsięwzięciu, akcji w ramach działań społecznych i dobroczynnych Administratorów;
b) wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy (zgodnie art. 6 ust. 1 lit. b RODO) na podstawie złożonego wniosku o wsparcie, dofinansowanie lub w ramach współpracy przy realizacji projektów w zakresie społecznej odpowiedzialności;
c) wypełnianie obowiązków prawnych (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO) wynikających z przepisów podatkowych (Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych) oraz z przepisów o rachunkowości (ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości), ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, ustawy dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich w zakresie dotyczącym standardów ochrony małoletnich;
d) wykonanie zadań realizowanych w interesie publicznym w przypadku Administratora, który jest organizacją pożytku publicznego (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. e) wynikających ze statutowych działań Fundacji lub innej Fundacji korporacyjnej;
e) prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratorów (zgodnie z art. 6. ust. 1 lit. f RODO) związany z integracją i optymalizacją procesów związanych z działalnością społeczną i dobroczynną Administratorów i związanymi z tym komunikacją i promocją, monitorowaniem zgodności wspólnych operacji przetwarzania z postanowieniami niniejszego Porozumienia, obowiązującymi przepisami ochrony danych oraz ustalaniem, dochodzeniem i obroną przed roszczeniami, weryfikacji poprawności i kompletności danych, prowadzenie wysokich standardów etycznych, zapewnienie należytej staranności, wykrywania nadużyć oraz zapobieganie nadużyciom, weryfikacji wiarygodności Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów oraz osób powiązanych oraz na komunikację związaną z promocją działań Administratorów;
f) przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych (zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a i lit. d RODO) wynikających z przetwarzania informacji zawartych m.in. w uzasadnieniach składanych wniosków, np. o stanie zdrowia i sytuacji materialnej dot. osoby fizycznej.
VI. Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą do czasu wycofania przez Panią/Pana udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych bądź na komunikację marketingową objętych Wspólnymi Czynnościami Przetwarzania.
W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora - np. ze względów bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć, weryfikacji wiarygodności Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów oraz osób powiązanych - dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.
VII. Odbiorcy danych
Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane przez Administratorów podmiotom z nimi współpracującym (odbiorcom), w szczególności: podmiotom świadczącym usługi fakturowania, rozliczania należności, doręczania korespondencji i przesyłek, prawne, windykacyjne, archiwizacji, opracowania i dostarczania informacji gospodarczych, dostawcom usług IT, spółkom GK ORLEN, Fundacjom korporacyjnym, agencjom marketingowym - przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem.
VIII. Informacja o wymogu podania danych
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne. Nie podanie danych osobowych może ograniczyć bądź uniemożliwić współpracę Pani/Pana bądź reprezentowanego podmiotu z Administratorem.
IX. Prawa osób, których dane dotyczą:
Przysługują Pani/Panu prawa związane z przetwarzaniem danych:
a) prawo dostępu do swoich danych osobowych;
b) prawo do sprostowania danych osobowych;
c) prawo do usunięcia danych osobowych ( w określonych sytuacjach);
d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
e) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu;
f) prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. prawo otrzymania od Administratora danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego i przesłania tych danych innemu administratorowi danych lub zażądanie przesłania danych do innego administratora. Jednakże Administrator zrobi to, tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje tylko co do tych danych przetwarzanych na podstawie umowy z Panią/Panem;
g) prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, o ile taka zgoda była wyrażona. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Przysługuje Pani/Panu również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
X. Korzystanie z przysługujących praw
Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w ust. III powyżej.