Dane osobowe

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych  w zakresie prowadzenia działalności społecznej i dobroczynnej w GK ORLEN

I. Administratorzy danych osobowych

Administratorami Pani/Pana danych osobowych są:

1. Fundacja ORLEN z siedzibą w Płocku (09-411), przy ul. Chemików 7 oraz
2. ORLEN S.A. z siedzibą w Płocku (09-411), przy ul. Chemików 7,
3. Fundacja ORLEN dla Pomorza z siedzibą w Gdańsku (80-718), przy ul. Elbląskiej 135, a także
4. Spółka Grupy ORLEN / inna Fundacja korporacyjna, które przystąpiły do niniejszego Porozumienia (lista podmiotów, które przystąpiły do Porozumienia udostępniona jest na stronie: www.fundacja.orlen.pl w zakładce Dane Osobowe).
    

Przedmiotem Wspólnych Czynności Przetwarzania są czynności związane
z prowadzeniem działalności społecznej i dobroczynnej w GK ORLEN, zgodnie
z polityką dobroczynności ORLEN S.A., określane przez Administratorów jako procesy związane z:

a) inicjowaniem i prowadzeniem przedsięwzięć, akcji oraz działań społecznych
i dobroczynnych, w ramach których dochodzi do przetwarzania danych osobowych  Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów i Wolontariuszy;

b) obsługą oraz uzyskiwaniem zgód od osób fizycznych, których dane dotyczą,
na przetwarzanie danych osobowych, w związku z udziałem w przedsięwzięciach, akcjach oraz działaniach społecznych i dobroczynnych;

c) rozpatrywaniem wniosków oraz przyznawaniem, udzielaniem i rozliczaniem darowizn na rzecz Wnioskodawców zgłaszających się do Administratorów w ramach prowadzonych działań społecznych i dobroczynnych;

d) prowadzeniem baz danych Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów
i Wolontariuszy;

e) prowadzeniem scentralizowanych aktywności w zakresie społecznej odpowiedzialności w ramach Fundacji korporacyjnych i GK ORLEN, do której należą Administratorzy, w szczególności przy organizacji gal, debat, spotkań podsumowujących lub promujących działania związane z działalnością społeczną i dobroczynną Administratorów.

Razem dokonujemy współadministrowania Pani/Pana danymi osobowymi
na podstawie Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi, którego wyciąg zgodnie z dyspozycją art. 26 ust. 2 RODO udostępniony jest na stronie: www.fundacja.orlen.pl

II. Wspólne uzgodnienia między Administratorami.

W ramach Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi uzgodniliśmy zakresy odpowiedzialności dotyczące wypełniania obowiązków wynikających z RODO, w szczególności uzgodniliśmy, że:

a) Każdy Administrator, w momencie zbierania Pani/Pana danych osobowych jest odpowiedzialny za wykonanie wobec Pani/Pana obowiązku informacyjnego
o przetwarzaniu Pani/Pana danych osobowych;

b) Każdy Administrator, w zakresie zbieranych u siebie danych osobowych, jest odpowiedzialny za umożliwienie Pani/Panu wykonywania praw związanych
z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych;

c) Niezależnie od tego ustalenia, swoje prawa do żądania dostępu do Pani/Pana danych osobowych może Pani/Pan zgłosić do Fundacji ORLEN. W takim przypadku Fundacja ORLEN przekaże Pani/Pana żądanie właściwemu Administratorowi, który je zrealizuje.

III. Punkt kontaktowy

Ustanowiliśmy wspólny punkt kontaktowy, poprzez który może Pani/Pan skontaktować się w sprawach ochrony swoich danych osobowych:

a) adres e-mail: iodods@orlen.pl

b) adres pocztowy: Fundacja ORLEN., Inspektor Ochrony Danych, ul. Bielańska 12,
00-085 Warszawa

c) numer telefonu: +48 22 778 08 53

IV. Cele przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

a)      przyjmowania wniosków, rejestracji i obsługi aktualnych, byłych lub potencjalnych Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów i Wolontariuszy przez właściwego Administratora w ramach prowadzonej działalności społecznej i dobroczynnej;

b)     wysyłania zaproszeń do udziału w przedsięwzięciach, akcjach i działaniach społecznych i dobroczynnych do aktualnych, byłych lub potencjalnych Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów i Wolontariuszy;

c)      weryfikacji poprawności złożonych wniosków i aktualności danych Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów i Wolontariuszy zarejestrowanych w systemach;

d)     podjęcia działań niezbędnych do zawarcia, realizacji i rozliczenia umów na podstawie złożonych wniosków;

e)     weryfikacji wiarygodności Wnioskodawców, Interesariuszy i Beneficjentów oraz osób powiązanych, w tym badania historii składanych wniosków w celu ochrony interesów ekonomicznych i prawnych Administratorów;

f)       zapewnienia bezpieczeństwa gospodarczego w ramach GK ORLEN i Fundacji korporacyjnych, poprzez przeciwdziałanie i wykrywanie nieprawidłowości i nadużyć na szkodę Administratorów;

g)      rozpatrywania skarg i odwołań, kontaktu w związku ze świadczoną usługą, darowizną i ewaluacją współpracy;

h)     promocji i komunikacji przedsięwzięć i działań związanych ze społeczną odpowiedzialnością w ramach GK ORLEN i Fundacji korporacyjnych;

i)       organizacji przedsięwzięć i działań z zakresu odpowiedzialności społecznej;

j)       podnoszenia jakości świadczonych usług i procesu obsługi Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów i Wolontariuszy;

k)      wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorach, w tym w szczególności obowiązków instytucji obowiązanej, wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu („ustawa AML”);

l)       zapobiegania konfliktom interesów w procesach związanych ze społeczną odpowiedzialnością w ramach GK ORLEN i Fundacji korporacyjnych;

m)    prowadzenia wysokich standardów etycznych;

n)     kontroli oraz audytów wewnętrznych i zewnętrznych;

o)     kontaktu, ustalania, dochodzenia i obrony przed roszczeniami związanymi ze wspólnymi operacjami przetwarzania danych osobowych.

V.  Podstawa prawna przetwarzania

Podstawą prawną przetwarzania przez Współadministratorów Pani/Pana danych osobowych w celach wskazanym w ust. IV powyżej jest:

a) zgoda na przetwarzanie danych osobowych (zgodnie z art. 6 ust. 1. lit. a RODO), w przypadkach wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa ochrony danych osobowych lub uzasadnionych względami biznesowymi Administratorów, w ramach Wspólnych Czynności Przetwarzania, m.in. zgoda na przetwarzanie danych, w związku z udziałem w przedsięwzięciu, akcji w ramach działań społecznych i dobroczynnych Administratorów;

b) wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy (zgodnie art. 6 ust. 1 lit. b RODO) na podstawie złożonego wniosku o wsparcie, dofinansowanie lub w ramach współpracy przy realizacji projektów w zakresie społecznej odpowiedzialności;

c) wypełnianie obowiązków prawnych (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO) wynikających z przepisów podatkowych (Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych) oraz z przepisów o rachunkowości (ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości), ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, ustawy  dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich w zakresie dotyczącym standardów ochrony małoletnich;

d) wykonanie zadań realizowanych w interesie publicznym w przypadku Administratora, który jest organizacją pożytku publicznego (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. e) wynikających ze statutowych działań Fundacji lub innej Fundacji korporacyjnej;

e) prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratorów (zgodnie z art. 6. ust. 1 lit. f RODO) związany z integracją i optymalizacją procesów związanych z działalnością społeczną i dobroczynną Administratorów i związanymi z tym komunikacją i promocją, monitorowaniem zgodności wspólnych operacji przetwarzania z postanowieniami niniejszego Porozumienia, obowiązującymi przepisami ochrony danych oraz ustalaniem, dochodzeniem i obroną przed roszczeniami, weryfikacji poprawności i kompletności danych, prowadzenie wysokich standardów etycznych, zapewnienie należytej staranności, wykrywania nadużyć oraz zapobieganie nadużyciom, weryfikacji wiarygodności Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów oraz osób powiązanych oraz na komunikację związaną z promocją działań Administratorów; 

f) przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych (zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a i lit. d RODO) wynikających z przetwarzania informacji zawartych m.in. w uzasadnieniach składanych wniosków, np. o stanie zdrowia i sytuacji materialnej dot. osoby fizycznej.

VI. Okres przechowywania danych

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą do czasu wycofania przez Panią/Pana udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych bądź na komunikację marketingową objętych Wspólnymi Czynnościami Przetwarzania.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora - np. ze względów bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć, weryfikacji wiarygodności Wnioskodawców, Interesariuszy, Beneficjentów oraz osób powiązanych - dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.

VII. Odbiorcy danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane przez Administratorów podmiotom z nimi współpracującym (odbiorcom), w szczególności: podmiotom świadczącym usługi fakturowania, rozliczania należności, doręczania korespondencji i przesyłek, prawne, windykacyjne, archiwizacji, opracowania i dostarczania informacji gospodarczych, dostawcom usług IT, spółkom GK ORLEN, Fundacjom korporacyjnym, agencjom marketingowym - przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem.

VIII.  Informacja o wymogu podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne. Nie podanie danych osobowych może ograniczyć bądź uniemożliwić współpracę Pani/Pana bądź reprezentowanego podmiotu z Administratorem.

IX. Prawa osób, których dane dotyczą:

Przysługują Pani/Panu prawa związane z przetwarzaniem danych:

a)      prawo dostępu do swoich danych osobowych;

b)     prawo do sprostowania danych osobowych;

c)      prawo do usunięcia danych osobowych ( w określonych sytuacjach);

d)     prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

e)     prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu;

f)       prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. prawo otrzymania od Administratora danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego i przesłania tych danych innemu administratorowi danych lub zażądanie przesłania danych do innego administratora. Jednakże Administrator zrobi to, tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje tylko co do tych danych przetwarzanych na podstawie umowy z Panią/Panem;

g)      prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, o ile taka zgoda była wyrażona. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Przysługuje Pani/Panu również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

X.  Korzystanie z przysługujących praw

Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w ust. III powyżej.