Dane osobowe

Informacje ogólne

Szanując prawo do prywatności osób, które przekazały Fundacji ORLEN dla Pomorza swoje dane osobowe, w tym dane naszych kontrahentów i ich pracowników, informujemy, że pozyskane dane osobowe przetwarzane są zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach gwarantujących ich bezpieczeństwo.

W celu zapewnienia transparentności realizowanych procesów w ramach których dochodzi do operacji na danych osobowych, poniżej prezentujemy obowiązujące w Fundacji ORLEN dla Pomorza zasady przetwarzania danych osobowych, które ustanowione zostały zgodnie z RODO.

Czym jest RODO

RODO to inaczej Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej „RODO”).

Co daje RODO

RODO, osobie której dane dotyczą, zapewnia większą kontrolę nad jej danymi osobowymi oraz daje jej wiedzę o tym, co się z tymi danymi dzieje.

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, przekazanych Fundacji ORLEN dla Pomorza jest Fundacja ORLEN dla Pomorza z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk. Z administratorem danych osobowych można skontaktować się w następujący sposób:

  • poprzez adres e-mail: fundacjadlapomorza@orlen.pl,
  • telefonicznie: 58 308 76 95 lub 58 308 70 84,
  • listownie na adres: Fundacja ORLEN dla Pomorza, ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.

Inspektor Ochrony Danych

Na podstawie art. 37 ust. 1 RODO, Fundacja ORLEN dla Pomorza (jako administrator danych osobowych) wyznaczyła Panią Barbarę Płatek-Hrynkiewicz do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych.

Osoby, których dane dotyczą mogą kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania ich danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, przysługujących im na mocy Rozporządzenia, poprzez adres e-mail: iodfundacjadlapomorza@orlen.pl lub pisemnie na adres: Fundacja ORLEN dla Pomorza, ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

Inspektor Ochrony Danych zapewnia pełną poufność komunikacji z osobami, których dane dotyczą.

Procesy pozyskiwania danych, cele ich przetwarzania oraz okres ich przechowywania

Fundacja ORLEN dla Pomorza w ramach swojej aktywności biznesowej przetwarza dane osobowe w następujących celach:

Cel przetwarzania
danych		 Podstawa prawna przetwarzania Okres przechowywania danych Prawnie uzasadniony interes
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy		 Współadministratorzy
danych

Treść obowiązku
informacyjnego

 
Działania związane z rozpatrzeniem Wniosku o udzielnie darowizny, a w przypadku jego pozytywnego rozpatrzenia, podjęcie działań związanych z zawarciem i realizacją umowy darowizny. art. 6 ust. 1 lit. a RODO
(zgoda na przetwarzanie danych osobowych, wyrażona przez osobę, której dane dotyczą)
art. 9 ust. 2 lit. a RODO
(zgoda na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 4 pkt 15 RODO, stanowiących szczególną kategorię danych osobowych)
art. 6 ust. 1 lit. f RODO
(prawnie uzasadniony interes Fundacji)		 Dane osobowe przetwarzane będą w przypadku:
1) pozytywnego rozpatrzenia Wniosku, a w konsekwencji zawarcia umowy o darowiznę, przez okres realizacji umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową
2) odmowy darowizny, usuwane będą niezwłocznie po zakończeniu prac związanych z rozpatrzeniem Wniosku
3) pozyskania danych dotyczących stanu zdrowia, jedynie na potrzeby rozpatrzenia Wniosku, a następnie zwrócone zostaną Wnioskodawcy lub zniszczone.		 Podjęcie działań związanych z rozpatrzeniem Wniosku, a także w celu obsługi dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszeń. Nie dotyczy Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla podmiotu prawnego wnioskującego o udzielenie darowizny.

Cel przetwarzania
danych		 Podstawa prawna przetwarzania Okres przechowywania danych Prawnie uzasadniony interes
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy		 Współadministratorzy
danych		 Treść obowiązku
informacyjnego
Działania związane z rozpatrzeniem Wniosku o udzielnie darowizny, a w przypadku jego pozytywnego rozpatrzenia, podjęcie działań związanych z zawarciem i realizacją umowy darowizny. art. 6 ust. 1 lit. a RODO
(zgoda na przetwarzanie danych osobowych, wyrażona przez osobę, której dane dotyczą)
art. 9 ust. 2 lit. a RODO
(zgoda na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 4 pkt 15 RODO, stanowiących szczególną kategorię danych osobowych)
z art. 6 ust. 1 lit. b RODO
(podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy darowizny)
art. 6 ust. 1 lit. f RODO
(prawnie uzasadniony interes Fundacji)		 Dane osobowe przetwarzane będą w przypadku:
1) pozytywnego rozpatrzenia Wniosku, a w konsekwencji zawarcia umowy o darowiznę, przez okres realizacji umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową
2) odmowy darowizny, usuwane będą niezwłocznie po zakończeniu prac związanych z rozpatrzeniem Wniosku
3) pozyskania danych dotyczących stanu zdrowia, jedynie na potrzeby rozpatrzenia Wniosku, a następnie zwrócone zostaną Wnioskodawcy lub zniszczone.		 Podjęcie działań związanych z rozpatrzeniem Wniosku, a także w celu obsługi dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszeń. Nie dotyczy Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osoby fizycznej wnioskującej o udzielenie darowizny.

Cel przetwarzania
danych		 Podstawa prawna przetwarzania Okres przechowywania danych Prawnie uzasadniony interes
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy		 Współadministratorzy
danych		 Treść obowiązku
informacyjnego
Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy o udzielenie darowizny. art. 6 ust. 1 lit. b RODO
(podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy)
art. 6 ust. 1 lit. c RODO
(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Fundacji związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości)
art. 6 ust. 1 lit. f RODO
(prawnie uzasadniony interes Fundacji)		 Dane przetwarzane są przez czas realizacji umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową Potrzeba kontaktu z osobami wyznaczonymi z ramienia Wnioskującego, w związku z działaniami podejmowanymi w celu zmierzającym do zawarcia umowy lub jej realizacji. Nie dotyczy

 Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla podmiotów prawnych / osób zawierających umowę o udzielenie darowizny.
Rozpatrywanie skarg, wniosków, reklamacji oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń. art. 6 ust. 1 lit. f RODO
(prawnie uzasadniony interes Fundacji)		 Dane przetwarzane są przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z reklamacją/skargą. Przetwarzanie danych osobowych w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń wynikających z umowy o udzielenie darowizny. Nie dotyczy  
Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej. art. 6 ust. 1 lit. c RODO
(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Fundacji związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości)		 Dane przetwarzane są przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej. Nie dotyczy Nie dotyczy  

Cel przetwarzania
danych		 Podstawa prawna przetwarzania Okres przechowywania danych Prawnie uzasadniony interes
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy		 Współadministratorzy
danych		 Treść obowiązku
informacyjnego
Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy/zamówienia z kontrahentem. art. 6 ust. 1 lit. b RODO
(podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy/zamówienia)
art. 6 ust. 1 lit. c RODO
(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Fundacji związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości)
art. 6 ust. 1 lit. f RODO
(prawnie uzasadniony interes Fundacji)		 Dane przetwarzane są przez czas realizacji umowy/zamówienia, a po jej/jego zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową/zamówieniem oraz przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej. Potrzeba kontaktu z pracownikami /współpracownikami kontrahentów w związku z działaniami podejmowanymi w celu zmierzającym do zawarcia umowy/zamówienia lub jej/jego realizacji. Nie dotyczy Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla kontrahenta oraz osób reprezentujących kontrahenta.
Rozpatrywanie skarg, wniosków, reklamacji oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń. art. 6 ust. 1 lit. f RODO
(prawnie uzasadniony interes Fundacji)		 Dane przetwarzane są przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z reklamacją/skargą. Przetwarzanie danych osobowych w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń wynikających z umowy/zamówienia. Nie dotyczy
Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej. art. 6 ust. 1 lit. c RODO
(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Fundacji związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości)		 Dane przetwarzane są przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej. Nie dotyczy Nie dotyczy

Cel przetwarzania
danych		 Podstawa prawna przetwarzania Okres przechowywania danych Prawnie uzasadniony interes
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy		 Współadministratorzy
danych		 Treść obowiązku
informacyjnego
Prowadzenie procesów rekrutacyjnych w Fundacji oraz ocena kwalifikacji zawodowych kandydatów. art. 6 ust.1 lit a RODO
(zgoda pracownika pozyskiwana w przypadku przekazywania danych innych niż wymagane art. 221 Kodeksu pracy oraz w przypadku przetwarzania danych w procesach rekrutacyjnych prowadzonych w przyszłości)
art. 6 ust. 1 lit. c RODO
(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na administratorze, wymaganych art. 221 Kodeksu pracy, w zakresie – imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia)		 Oferty kandydatów biorących udział w danej rekrutacji, w tym dane osobowe tych kandydatów, którzy:
a) wyrazili zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane przez okres 12 miesięcy od momentu ich pozyskania lub do momentu wycofania zgody,
b) nie wyrazili zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane nie dłużej niż do czasu zawarcia umowy o pracę z wybranym kandydatem, a po tym czasie niezwłocznie usuwane.		 Nie dotyczy Nie dotyczy Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób biorących udział w procesie rekrutacyjnym organizowanym przez Fundację.

Cel przetwarzania
danych		 Podstawa prawna przetwarzania Okres przechowywania danych Prawnie uzasadniony interes
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy		 Współadministratorzy
danych		 Treść obowiązku
informacyjnego
Udzielenie pełnomocnictwa oraz jego obsługa. art. 6 ust. 1 lit. c RODO
(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Fundacji)
art. 6 ust. 1 lit. f RODO
(prawnie uzasadniony interes Fundacji)		 Dane przetwarzane będą przez czas obowiązywania pełnomocnictwa, a po jego odwołaniu/wygaśnięciu przez okres wymagany przepisami obowiązującego prawa, m.in. do czasu wygaśnięcia roszczeń z tym związanych, nie dłużej jednak niż przez okres 10 lat liczonych od odwołania/wygaśnięcia pełnomocnictwa. Archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Nie dotyczy Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla pełnomocników Fundacji ORLEN dla Pomorza.

Cel przetwarzania
danych		 Podstawa prawna przetwarzania Okres przechowywania danych Prawnie uzasadniony interes
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy		 Współadministratorzy
danych		 Treść obowiązku
informacyjnego
Prowadzenie postępowania wyboru kontrahenta i ewentualnych dalszych działań zmierzających do zawarcia umowy. art. 6 ust. 1 lit b RODO
(podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy w przypadku wyboru oferty)
art. 6 ust. 1 lit. c RODO
(wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Fundacji związanych z m.in. z przepisami kodeksu cywilnego)
art. 6 ust. 1 lit. f RODO
(prawnie uzasadniony interes Fundacji)		 Dane przetwarzane będą przez czas trwania postępowania związanego z wyborem kontrahenta, a po jego zakończeniu przez czas obowiązywania umowy (w przypadku jej zawarcia) oraz prawnej możliwości dochodzenia roszczeń z tytułu jej realizacji, roszczeń z tytułu uczestnictwa w postępowaniu zakupowym oraz przez okres umożliwiający zapobieganie oszustwom i nadużyciom, ale nie dłużej niż przez 10 lat od zakończenia obowiązywania umowy lub od zakończenia postępowania zakupowego bez zawarcia umowy. Transparentność działań i przekazywanie informacji o zwycięzcy procesu zakupowego do pozostałych uczestników biorących udział w danym postępowaniu oraz archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z postępowania zakupowego. Nie dotyczy Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób biorących udział w procesach zakupowych organizowanych przez Fundację ORLEN dla Pomorza.

Cel przetwarzania
danych		 Podstawa prawna przetwarzania Okres przechowywania danych Prawnie uzasadniony interes
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy		 Współadministratorzy
danych		 Treść obowiązku
informacyjnego
Rozpatrywanie zgłoszeń osób, których dane dotyczą w zakresie realizacji przysługujących im praw wynikających z art. 15-22 RODO art. 6 ust. 1 lit. c RODO
(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Fundacji związanych m.in. z realizacją wymagań wynikających z art. 15-22 RODO),
art. 6 ust. 1 lit. f RODO
(prawnie uzasadniony interes Fundacji)		 Dane przetwarzane będą przez okres 3 lat liczonych od dnia przekazania przez Fundację odpowiedzi na otrzymane zgłoszenie.
W przypadku kiedy Fundacja otrzymała od jednej osoby więcej wniosków dotyczących różnych przypadków, każde ze zgłoszeń traktowane jest indywidualnie, w związku z tym okres przetwarzania danych osobowych liczony jest dla każdego z otrzymanych zgłoszeń oddzielnie.		 Rozpatrywanie zgłoszeń osób, których dane dotyczą w zakresie realizacji przysługujących im praw wynikających z art. 15-22 RODO. Nie dotyczy Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób, których dane dotyczą, realizujących prawa z art. 15-22 RODO.